Schichtplanung

Achtung

Beta: Die Schichtplanung ist noch in der Beta-Phase — Funktionen und Abläufe können sich zwischen Versionen ändern. Prüfen Sie einen Dienstplan vor dem Veröffentlichen und melden Sie, was Ihnen falsch vorkommt.

Mit der Schichtplanung erstellen Admins und Manager Wochenpläne aus wiederverwendbaren Schichtvorlagen, veröffentlichen sie an die Mitarbeitenden und regeln den Alltag über Schichttausch — mit eingebauten Prüfungen nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Es ist optional: Ein Mandant muss es aktivieren, und nur Nutzer mit dem Arbeitszeitmodell schichtbasiert beziehen ihre Sollstunden aus dem Dienstplan.

Schichten aktivieren

Ein Super-Admin aktiviert die Funktion pro Firma unter Admin → Companies:

• Schichtplanung Beta — aktiviert Schichtvorlagen und Dienstpläne für die Firma.
• Ankündigungsfrist Dienstplan (Tage) — erforderliche Vorlaufzeit, bevor ein Dienstplan veröffentlicht werden darf (z. B. aus einem Tarif- oder Betriebsvereinbarung). 0 = keine. Der Planer sieht einen „Veröffentlichen bis”-Hinweis und eine Warnung, sobald die Frist abgelaufen ist.

Nach der Aktivierung erscheint für Admins und Manager ein Eintrag Schichten und für jeden Mitarbeitenden ein Eintrag Meine Schichten.

Arbeitszeitmodell

Die täglichen Sollstunden jedes Nutzers ergeben sich aus seinem Arbeitszeitmodell:

• Wöchentlich — feste/flexible Wochenstunden aus dem Arbeitszeitplan (Standard).
• Schichtbasiert — die Sollstunden werden statt aus Wochenstunden aus dem veröffentlichten Dienstplan abgeleitet.
• Erben — den Abteilungsstandard nutzen, dann auf wöchentlich zurückfallen.

Pro Nutzer unter Admin → Users einstellen oder als Abteilungsstandard unter Admin → Departments. Nur schichtbasierte Nutzer sind vom Dienstplan betroffen; wöchentliche Nutzer behalten ihren Plan.

Vorlagen & Dienstplan

Vorlagen sind wiederverwendbare Schichtdefinitionen (z. B. „Früh 06:00–14:00”), die unter Schichten angelegt werden. Jede hat einen Namen, Start- und Endzeit (liegt das Ende nicht nach dem Start, geht die Schicht über Mitternacht, z. B. 22:00–06:00), eine Pause in Minuten (wird vom Brutto abgezogen und ergibt die bezahlte Nettozeit), eine Farbe für das Raster und ein Aktiv-Kennzeichen. Schichten im gesetzlichen Nachtzeitfenster (23:00–06:00) werden für die ArbZG-Prüfungen automatisch erkannt.

Der Dienstplan ist ein Wochenraster aus Mitarbeitenden × Tagen. Weisen Sie pro Zelle eine Vorlage zu, fügen Sie eine optionale Notiz hinzu und nutzen Sie Vorwoche kopieren, um einen wiederkehrenden Plan zu übernehmen. Entwürfe sind für Mitarbeitende unsichtbar und beeinflussen die Sollstunden nicht. Wenn fertig, wählen Sie Veröffentlichen & benachrichtigen: Die Zuweisungen werden in Meine Schichten sichtbar, speisen die schichtbasierten Sollstunden, benachrichtigen betroffene Mitarbeitende (E-Mail und/oder Push, je nach Einstellung) und zeigen jedem Mitarbeitenden eine genaue Änderungsübersicht gegenüber der zuletzt veröffentlichten Version.

Abwesenheiten. Jede Zelle des Dienstplans zeigt Urlaub und Krankheit des Mitarbeitenden an diesem Tag — genehmigt oder noch beantragt, einschließlich halber Tage und Krankmeldungen ohne bekanntes Ende. Andere Abwesenheitsarten erscheinen als Abwesend; Homeoffice und Dienstreisen nicht. Eine Schicht an einem Tag mit genehmigter, ganztägiger Abwesenheit wird als Konflikt markiert.

Schichttausch

• Antrag. Unter Meine Schichten wählt ein Mitarbeitender eine seiner veröffentlichten Schichten und die Kollegin oder den Kollegen, der sie übernehmen soll — optional mit Begründung.
• Zustimmung. Die gewählte Person sieht den Antrag unter Anträge und stimmt zu oder lehnt ab.
• Freigabe. Nach der Zustimmung genehmigt ein Manager/Admin oder lehnt ab — eine Ablehnung kann begründet werden, die Begründung sieht der Antragsteller. Mit der Genehmigung geht die Schicht an die gewählte Person; hat diese am selben Tag selbst eine Schicht, wechselt jene im Tausch zum Antragsteller.
• Status: wartet auf Zustimmung des Kollegen → wartet auf Manager-Freigabe → genehmigt oder abgelehnt bzw. zurückgezogen. Bis zur Genehmigung kann der Antragsteller den Antrag zurückziehen.

Mitarbeiteransicht, Kalender & Erinnerungen

Meine Schichten zeigt dem Mitarbeitenden den eigenen veröffentlichten Dienstplan als Woche oder Monat; er kann den Plan bestätigen („Ich habe meine Schichten gesehen”) und von hier aus einen Schichttausch beantragen.

Kalender-Abo. Mitarbeitende können einen Kalender-Feed aktivieren und die erzeugte iCalendar-URL (/shifts/feed/<token>) in jeder Kalender-App abonnieren; er aktualisiert sich automatisch. Link erneuern ersetzt die URL (die alte funktioniert dann nicht mehr), Deaktivieren macht sie ungültig. In der Datenbank liegt nur die Hälfte des Links — die andere wird aus SESSION_SECRET abgeleitet —, und Klokks Zugriffslog zeigt den Feed-Pfad ohne Token.

Erinnerungen vor Schichtbeginn. Setzen Sie SHIFT_REMINDER_HOURS (siehe Schichtplanung unter den Umgebungsvariablen), um so viele Stunden vor Schichtbeginn eine Erinnerung zu senden — einmal pro Schicht, an Mitarbeitende, die die Push-Benachrichtigung „Schichtplan veröffentlicht oder geändert” aktiviert haben.

ArbZG-Audit. Klokk prüft Dienstpläne gegen das Arbeitszeitgesetz — Tages-/Wochenhöchstgrenzen, die 11-stündige Ruhezeit und Nachtarbeitsregeln — und die Ansicht Jährliches ArbZG-Audit bietet eine Compliance-Übersicht pro Mitarbeitenden über das ganze Jahr.