Abwesenheit beantragen und genehmigen

Urlaub, Homeoffice, Bildungsurlaub und die anderen Abwesenheitsarten laufen in Klokk als Antrag: Die Person beantragt, eine genehmigende Person entscheidet, und genehmigte Abwesenheiten wirken auf Soll, Zeitkonto und Urlaubskonto. Krankmeldungen brauchen keine Genehmigung – sie haben ihren eigenen Weg.

Beantragen

1. Unter Anträge auf Abwesenheit beantragen klicken.

2. Die Art wählen. Angeboten werden die Arten, die Ihre Firma freigeschaltet hat.

3. Von und Bis wählen. Klokk zeigt sofort, wie viele Arbeitstage das sind – Wochenenden, Feiertage und freie Tage der Firma zählen nicht. Bei Urlaub steht daneben, wie viele Urlaubstage Sie noch haben.

4. Optional: Halber Tag (Vormittag oder Nachmittag, nur für einen einzelnen Tag), ein Kommentar und eine Vertretung.

5. Absenden. Der Antrag steht unter Anträge als „Ausstehend“, und wer entscheiden darf, wird benachrichtigt.

Hinweis

Liegen im gewählten Zeitraum keine Arbeitstage, lehnt Klokk den Antrag mit einem Hinweis ab – es gäbe nichts freizustellen.

Ändern und zurückziehen

• Solange ein Antrag ausstehend ist, können Sie ihn bearbeiten oder mit Abbrechen zurückziehen.
• Ist er genehmigt, beantragen Sie die Stornierung; bis zur Entscheidung bleibt die Abwesenheit bestehen.
• In einem abgeschlossenen Monat ändert sich nichts mehr.

Entscheiden

Wer Anträge entscheidet, findet sie unter Admin → Anträge – Abwesenheiten, Zeitkorrekturen, nachgetragene Einträge und Stornierungen in einer Liste. Ausstehende Anträge stehen oben, darunter die bereits entschiedenen; Suche und Filter nach Status und Art grenzen die Liste ein.

1. Den Antrag prüfen: Zeitraum, Tage, Kommentar, Vertretung (mit Hinweis, wenn sie selbst abwesend ist).

2. Genehmigen oder Ablehnen – optional mit einer Notiz, die die Person sieht.

3. Die Person erfährt die Entscheidung per E-Mail und, wenn eingeschaltet, per Push.

Wer entscheiden darf

• die Vorgesetzten der Abteilung der Person,
• die Admins der Firma und die Super-Admins,
• nie die Person selbst.

Benachrichtigt werden zuerst die Vorgesetzten der Abteilung, ohne sie die Admins, sonst die Super-Admins – siehe Benachrichtigungen.

Auto-Genehmigung

Mit dem Recht Auto-Genehmigung: Abwesenheiten (unter Admin → Benutzer, oder für alle von der Firma erzwungen) gelten die Anträge einer Person sofort als genehmigt. Sie stehen trotzdem unter Admin → Anträge – zur Kenntnis, mit der Markierung „Auto-Genehmigt“. Mehr unter Auto-Genehmigung.

Was eine genehmigte Abwesenheit bewirkt

• Sie erscheint in der Zeitübersicht, auf dem Dashboard, im eigenen Kalender unter Anträge und im Team-Kalender.
• Je nach Art entfällt das Soll und es werden Urlaubstage verbraucht – siehe Abwesenheitsarten.
• Arbeitstage ohne Eintrag und ohne beantragte oder genehmigte Abwesenheit bucht Klokk nachts als unentschuldigtes Fehlen; ein ausstehender Antrag verhindert das.