Änderungsfrist und Vier-Augen-Prinzip

Unter Admin → Firmen → Änderungsfrist für Arbeitszeiten legen Super-Admins fest, wie viele Tage nach dem Arbeitstag sich Zeiten direkt ändern lassen (0 = keine Frist, Standard). Mit einer Frist von 14 Tagen bleibt ein Tag bis einschließlich zum 14. Tag danach offen, gezählt in der Zeitzone der Person.

Auto-Genehmigung

Innerhalb der Frist gelten nachgetragene Einträge und Zeitkorrekturen einer Person sofort, wenn sie das Recht Auto-Genehmigung: Manuelle Zeiteinträge und Korrekturen hat (Admin → Benutzer). Die Firma kann das unter Admin → Firmen für alle erzwingen oder ausschalten; ihre Vorgabe geht dem persönlichen Recht vor. Dasselbe gilt für Auto-Genehmigung: Abwesenheiten.

Nach Ablauf der Frist: Vier-Augen-Prinzip

Danach ändert niemand die Zeiten eines Tages mehr direkt – auch keine Admins. Jede Änderung wird zum Antrag, den eine zweite Person freigibt (Vier-Augen-Prinzip), nie die betroffene Person und nie, wer den Antrag gestellt hat:

• Admins ändern einen älteren Eintrag im Bearbeitungsformular wie gewohnt; geänderte Beginn-, End- oder Pausenzeiten werden mit einer Begründung als Vorschlag gespeichert. Ort, Notiz und Projekt ändern sich sofort.
• Löschen geht nur noch über einen Antrag: Im Bearbeitungsformular bzw. im Korrekturformular „Eintrag löschen“ wählen; der Eintrag bleibt, bis eine zweite Person die Löschung freigibt.
• Nachgetragene Einträge und Korrekturen für solche Tage gelten erst nach Freigabe, auch bei automatischer Genehmigung und auch für Admins. Sammelbuchungen für solche Tage und ihr Rückgängigmachen lehnt Klokk ab.
• Die Anträge stehen unter Admin → Anträge mit dem Hinweis auf das Vier-Augen-Prinzip und, bei Vorschlägen, mit dem Namen der vorschlagenden Person. Wer nicht freigeben darf, sieht keine Freigabe-Schaltfläche. Die betroffene Person sieht den Vorschlag unter Anträge, kann ihn aber nicht zurückziehen.

Freigeben darf, wer die Anträge der Person genehmigen darf – außer der Person selbst und der vorschlagenden Person. Benachrichtigt werden ihre Genehmigenden (Vorgesetzte der Abteilung, sonst Admins, sonst Super-Admins) ohne die vorschlagende Person; bleibt auf einer Stufe niemand übrig, die nächste. Zeitkonto-Buchungen und Abwesenheiten sind keine Arbeitszeitaufzeichnungen und fallen nicht unter die Frist. Ein abgeschlossener Monat sperrt dagegen jede Änderung; sein Wiederöffnen folgt demselben Vier-Augen-Prinzip.