Reisezeit bei Dienstreisen

Bei Dienstgängen und Dienstreisen ist nicht jede Stunde gleich: Arbeit beim Kunden ist Arbeitszeit, die Fahrt dorthin vielleicht nur zum Teil. Klokk trennt deshalb die Zeit vor Ort von der Zeit unterwegs, merkt sich, wie gereist wurde, und rechnet beides nach den Regeln Ihrer Firma.

Dabei gelten zwei Regelwerke nebeneinander, die Klokk getrennt hält:

	Frage	Wer legt es fest
Zeitkonto	Wie viel Reisezeit wird gutgeschrieben (und bezahlt)?	Admins der Firma, im Rahmen von Arbeits- oder Tarifvertrag
Arbeitszeitgesetz	Zählt die Reise für Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten?	Gesetz und Rechtsprechung; ein Schalter für Fahrgäste

Ab Werk zählt jede Reiseminute voll aufs Zeitkonto und als Arbeitszeit – Sie müssen nichts einstellen, solange das für Ihre Firma passt.

Reisezeit erfassen

An der Stempeluhr

1. Die Person beginnt auf dem Dashboard einen Dienstgang.

2. Unter Gerade wählt sie, was jetzt läuft:

   • Vor Ort bei der Arbeit
   • Unterwegs und wie: Selbst gefahren, Mitfahrt auf Weisung (Firmenfahrzeug, Sammeltransport), Als Fahrgast (Bahn, Flug, Bus) oder Als Fahrgast, dabei gearbeitet.

3. Bei jedem Wechsel endet der laufende Eintrag, und ein neuer beginnt – so entsteht für einen Tag beim Kunden zum Beispiel: Hinfahrt, Arbeit vor Ort, Rückfahrt.

4. Mit Dienstgang beenden endet der letzte Teil.

Tipp

Verwählt? Wer innerhalb von zwei Minuten nach einem Wechsel noch einmal wählt, ändert nur die Art des gerade begonnenen Teils – es entsteht kein winziger Extra-Eintrag.

Nachträglich

Beim Nachtragen oder Korrigieren eines Eintrags gibt es dieselbe Auswahl im Feld Reisezeit („Keine Reisezeit“ oder eine der vier Reisearten). Korrekturanträge, Änderungsfrist und Monatsabschluss gelten wie für jeden anderen Eintrag.

In der Projektzeiterfassung

Ein Projektsegment mit der Tätigkeit Fahrzeit zählt ebenfalls als Reisezeit (ohne Reiseart). So lässt sich die Fahrt zum Kunden dem Projekt zuordnen und trotzdem nach den Reiseregeln rechnen.

Regeln festlegen

Die Regeln gelten je Firma und liegen unter Admin → Reisezeit. Sie gehören zu den Personal-Einstellungen und liegen deshalb bei den Admins der Firma. Jede Änderung steht mit altem und neuem Wert im Audit-Log.

Ab wann die Regeln gelten

Beim Speichern wählen Sie, ab welchem Tag die Regeln gelten (ab Werk: heute). Frühere Tage behalten die Regeln, die damals galten – eine Änderung schreibt keine abgerechneten Zeiten um. Darum:

• Liegt ab dem gewählten Tag schon ein abgeschlossener Monat, lehnt Klokk die Änderung ab.
• Ein Tag in der Zukunft plant eine Änderung. Unter Regelstände stehen alle Änderungen mit ihrem Tag; geplante lassen sich bis dahin noch löschen.

Zeitkonto und Bezahlung

• Reisezeit innerhalb des Tagessolls zählt immer voll. Wer an einem 8-Stunden-Tag 6 Stunden vor Ort arbeitet, bekommt die ersten 2 Reisestunden in jedem Fall voll gutgeschrieben.
• Reisezeit über das Tagessoll hinaus zählt zu einem Anteil von 0 bis 100 %.
• Davon höchstens eine Stundenzahl am Tag (leer: keine Obergrenze).

Eine Beispielrechnung auf der Seite rechnet beim Ändern mit: ein Tag mit 8 Stunden Soll, 6 Stunden vor Ort, 5 Stunden gereist.

Rechtlicher Rahmen

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist Reisezeit, die im Interesse des Arbeitgebers anfällt, grundsätzlich wie Arbeitszeit zu vergüten (BAG, 5 AZR 553/17). Weniger als 100 % oder eine Obergrenze sind nur zulässig, wenn Arbeits- oder Tarifvertrag das vorsehen – und der Mindestlohn darf für keine Stunde unterschritten werden. Klokk setzt um, was Sie einstellen; ob es zulässig ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.

Außendienst

Für Abteilungen, deren Arbeit das Fahren zu Kunden ist, haken Sie Außendienst an. Dort zählt Reisezeit immer voll – auch die Fahrt von zu Hause zum ersten Kunden (BAG, 5 AZR 36/19). Anteil und Obergrenze gelten für diese Abteilungen nicht.

Arbeitszeitgesetz

Ob Reisezeit für Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten zählt, hängt nicht von der Bezahlung ab, sondern von der Art der Reise:

Reiseart	Arbeitszeit nach ArbZG
Selbst gefahren	ja
Mitfahrt auf Weisung (Firmenfahrzeug, Sammeltransport)	ja – auch für Mitfahrende, wenn Treffpunkt, Zeit und Fahrzeug vorgegeben sind (EuGH, C-110/24)
Als Fahrgast, dabei gearbeitet	ja
Als Fahrgast (Bahn, Flug, Bus)	in der Regel nein, solange nicht gearbeitet wird – einstellbar

Ab Werk zählt Klokk auch die Fahrgast-Zeit vorsichtshalber als Arbeitszeit. Mit Reisezeit als Fahrgast ohne Arbeit nicht als Arbeitszeit werten nehmen Sie sie aus den Prüfungen nach dem Arbeitszeitgesetz heraus. Aufs Zeitkonto zählt sie weiter nach den Regeln oben.

So rechnet Klokk

Pro Tag zählt Klokk die Arbeit und die Reisezeit getrennt und schreibt gut:

Arbeit + Reise bis zum Tagessoll + Reise darüber hinaus × Anteil (höchstens die Obergrenze)

Beispiele für einen Tag mit 8 Stunden Soll, 6 Stunden Arbeit vor Ort und 5 Stunden Reise:

Einstellung	Reise im Soll	Reise darüber	Gutgeschrieben
100 %, keine Obergrenze (ab Werk)	2 Std.	3 Std.	11 Std.
50 %, keine Obergrenze	2 Std.	1,5 Std.	9,5 Std.
50 %, höchstens 1 Std. am Tag	2 Std.	1 Std.	9 Std.
0 %	2 Std.	–	8 Std.
Abteilung im Außendienst	2 Std.	3 Std.	11 Std.

An einem Tag ohne Soll (Wochenende, Feiertag) liegt keine Reisezeit „im Soll“ – dort gilt für die ganze Reise der Anteil.

Wo Reisezeit erscheint

• Zeitübersicht: am Eintrag die Reiseart, am Tag die Reisezeit und – wenn nicht alles zählt – der angerechnete Teil („Reise: 5 h, angerechnet 4 h“).
• Monatsnachweis (PDF) und CSV-Export (Spalte „Reisezeit“).
• Zeitkonto: rechnet mit dem angerechneten Teil.
• REST-API: is_travel und travel_mode an jedem Zeiteintrag.

Häufige Fragen

Muss ich etwas einstellen? Nein. Ab Werk zählt alle Reisezeit voll und als Arbeitszeit. Einstellen müssen Sie nur, wenn Arbeits- oder Tarifvertrag etwas anderes vorsehen.

Gelten die Regeln rückwirkend? Nur ab dem Tag, den Sie beim Speichern wählen. Tage davor rechnet Klokk weiter mit den Regeln, die damals galten; in abgeschlossene Monate reicht eine Änderung nie hinein.

Wer sieht die Reiseart? Die Person selbst und wer ihre Zeiten sehen darf (Vorgesetzte, Admins) – wie bei jedem anderen Eintrag.