Datenschutz

Klokk verarbeitet personenbezogene Daten von Beschäftigten – Arbeitszeiten, Abwesenheiten, teils Gesundheitsdaten. Weil Klokk auf Ihrem eigenen Server läuft, bleiben diese Daten bei Ihnen: Sie sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, und Klokk liefert die Werkzeuge, die Sie dafür brauchen.

Was Klokk speichert

Konto: Name, Benutzername, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Rolle, Abteilung, Einstellungen.
Arbeitszeit: Zeiteinträge mit Beginn, Ende, Pausen, Arbeitsort, Notizen, Projekten – und je Stempelung die IP-Adresse und der Browser (zum Nachweis, woher eine Stempelung kam).
Abwesenheiten und Anträge, Krankmeldungen, Zeitkonto- und Urlaubsbuchungen, Schichten.
Anmeldung: Passwort (nur als Hash), Zwei-Faktor-Schlüssel, Passkeys, Sitzungen, Push-Abonnements.
Audit-Log mit Aktion, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser.

Wer was sieht

Rolle	Sieht
Mitarbeitende	die eigenen Daten; im Team-Kalender nur „abwesend“ bei Kolleginnen und Kollegen
Vorgesetzte	Zeiten und Anträge der Personen, über deren Anträge sie entscheiden
Admins	alles in ihrer Firma, einschließlich Audit-Log
Prüfer	alles in ihrer Firma, nur lesend
Super-Admins	alle Firmen

Den Grund einer Abwesenheit – etwa eine Krankheit – sehen nur die Person selbst und wer ihre Anträge entscheidet. Mehr unter Rollen.

Auskunft (Art. 15 und 20 DSGVO)

Jede Person lädt unter Profil → Meine Daten herunterladen alles, was Klokk über sie speichert, als JSON-Datei. Admins laden dasselbe für eine Person unter Admin → Benutzer → (Person) → Daten der Person herunterladen, etwa für eine Auskunftsanfrage. Der Download steht im Audit-Log.

Löschen (Art. 17 DSGVO)

Wird ein Konto gelöscht – von Hand oder nach einer Löschfrist –, dann

löscht Klokk alles, was nur der Person gehört: Anmeldedaten, Sitzungen, Passkeys, Push-Abonnements, Notizen, Arbeitszeitpläne, Anträge, Schichten;
behält es die Zeiteinträge für die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung, aber ohne Notizen, IP-Adressen und Browser;
behält es das Audit-Log, aber ohne die IP-Adressen und Browser der Person und ohne die alten und neuen Werte ihres Kontos;
überschreibt und löscht den Kontodatensatz selbst.

Löschfristen

Unter Admin → Einstellungen → Löschfristen legen Super-Admins fest:

Einstellung	Wirkung
Aufzeichnungen löschen nach (Jahren)	Zeiteinträge, Abwesenheiten, Korrekturen, Notizen, Schichten und Audit-Log, die älter sind. Mindestens 2 Jahre (§ 17 MiLoG, § 16 ArbZG).
Deaktivierte Konten löschen nach (Monaten)	Gezählt ab der Deaktivierung, mindestens 24 Monate.

0 schaltet eine Frist aus (Standard). Die Löschung läuft einmal täglich und steht im Audit-Log. Das Zeitkonto behält den Saldo als Übertrag, Urlaubsjahre werden vorher eingefroren. Konten, die die Lizenzprüfung deaktiviert hat, und Super-Admins löscht Klokk nie automatisch.

Schutz der Daten

Verschlüsselung: Mit DATA_KEY verschlüsselt Klokk unter SQLite die ganze Datenbank, unter PostgreSQL die Freitexte (Notizen, Begründungen, Kommentare) – siehe Verschlüsselung.
Anmeldung: Zwei-Faktor-Pflicht für Admins und Prüfer, Passkeys, Sperre nach Fehlversuchen – siehe Anmelden & Profil.
Nachvollziehbarkeit: jede Änderung im Audit-Log.

Verbindungen nach außen

Klokk baut nur diese Verbindungen auf:

Ziel	Wann	Was
`licensing.klokk.me`	beim Start und täglich	Lizenzprüfung – Umfang siehe Datenschutzerklärung
`klokk.me`	nur, wenn eine neuere Version gemeldet wurde	lädt deren Versionshinweise; die Anfrage enthält nichts über die Installation
Klokk Radar	nur, wenn Fehlerberichte eingeschaltet sind (ab Werk aus)	anonymisierte Fehlerberichte, „Fehler melden“, „Wunsch äußern“
Push-Dienste der Browser	bei Push-Benachrichtigungen	verschlüsselte Benachrichtigung an das Gerät
Ihr SMTP-Server	beim E-Mail-Versand	die E-Mail
Ihre Erweiterungen	wenn Webhooks eingerichtet sind	die freigegebenen Ereignisse

Mit ERROR_REPORTS=false sind Fehlerberichte und die Formulare „Fehler melden“ und „Wunsch äußern“ ganz abgeschaltet – siehe Anwendung.