Monatsabschluss

Ist ein Monat an die Lohnabrechnung gegangen, sollen seine Zeiten so bleiben, wie sie abgerechnet wurden. Einen abgeschlossenen Monat kann niemand mehr ändern – auch keine Admins. Muss doch etwas korrigiert werden, braucht das Wiederöffnen zwei Personen.

Was ein abgeschlossener Monat sperrt

Für jeden Tag eines abgeschlossenen Monats lehnt Klokk ab:

• Zeiteinträge, Ein- und Ausstempeln, Pausen und manuelle Einträge,
• Zeitkorrekturen und Anträge auf Löschung eines Eintrags,
• Abwesenheiten und Krankmeldungen (neu, geändert oder storniert),
• Zeitkonto-Buchungen,
• Sammelbuchungen und ihr Rückgängigmachen.

Klokk nennt dabei den abgeschlossenen Monat. Zeiterfassung und Zeitauswertung zeigen für den Monat einen Hinweis, und der Monatsnachweis (PDF) vermerkt den Abschluss.

Weiter möglich bleibt: alles ansehen und exportieren sowie einen noch offenen Antrag ablehnen oder stornieren – damit nichts ewig auf einen Monat wartet, den niemand mehr ändern kann.

Einen Monat abschließen

1. Öffnen Sie Admin → Monatsabschluss. Super-Admins wählen zuerst die Firma – jede Firma schließt ihre eigenen Monate ab.

2. Jeder Monat zeigt seinen Stand: Läuft noch, Offen, Abgeschlossen (wann und von wem) oder ein beantragtes Wiederöffnen.

3. Klicken Sie beim Monat auf Abschließen.

Abschließen lässt sich ein Monat, wenn:

Bedingung	Sonst zeigt die Seite
Der Monat ist vorbei	„Läuft noch – abschließen lässt sich ein Monat erst nach seinem Ende.“
Kein Antrag für den Monat wartet auf eine Entscheidung	die Zahl der offenen Anträge und einen Link dorthin
Niemand ist seit einem seiner Tage noch eingestempelt	die Zahl der noch Eingestempelten

Automatisch abschließen

Super-Admins können Klokk die Monate einer Firma selbst abschließen lassen: unter Admin → Firmen → (Firma) bei Monatsabschluss automatisch am Tag des Folgemonats einen Tag von 1 bis 28 (leer: nur von Hand).

• Ab diesem Tag schließt Klokk den vergangenen Monat nachts ab, sobald darin nichts mehr wartet. Ist noch ein Antrag offen oder jemand eingestempelt, versucht Klokk es in der nächsten Nacht erneut.
• Bis zu diesem Tag bleibt Zeit für Korrekturen. Sinnvoll ist ein Tag kurz vor Beginn der Lohnabrechnung.
• Ein von Hand wiedergeöffneter Monat wird nie wieder automatisch abgeschlossen – wer ihn geöffnet hat, schließt ihn nach der Korrektur wieder ab.
• Admins sehen die Einstellung auf der Seite Monatsabschluss, können sie aber nicht ändern; der Abschluss steht dort und im Audit-Log als „automatisch“.

Einen Monat wieder öffnen

Das Wiederöffnen folgt dem Vier-Augen-Prinzip:

1. Eine Person mit Admin-Rechten klickt beim Monat auf Wieder öffnen beantragen und gibt eine Begründung an (mindestens fünf Zeichen).

2. Der Monat bleibt gesperrt. Der Antrag steht auf der Seite Monatsabschluss und unter Admin → Anträge; die übrigen Admins und die Super-Admins werden benachrichtigt.

3. Eine zweite Person mit Admin-Rechten klickt auf Wiederöffnen freigeben – oder auf Ablehnen. Wer den Antrag gestellt hat, kann ihn nicht freigeben, aber Antrag zurückziehen.

4. Nach der Freigabe lässt sich der Monat ändern und danach erneut abschließen.

Die Seite hält fest, wer das Wiederöffnen wann und warum beantragt und wer es freigegeben hat.

Nur ein Admin?

Das Wiederöffnen braucht eine zweite Person mit Admin-Rechten. Gibt es in der Firma außer Ihnen niemanden, der freigeben könnte – weder einen zweiten Admin noch einen Super-Admin –, weist die Seite vor dem Abschließen darauf hin: Ein abgeschlossener Monat ließe sich dann nicht wieder öffnen.

Audit-Log und Datenschutz

Abschließen, der Antrag auf Wiederöffnen, seine Freigabe und Ablehnung stehen mit dem Monat im Audit-Log. Die Begründung bleibt beim Monat; mit DATA_KEY wird sie unter PostgreSQL wie andere Freitexte verschlüsselt gespeichert.

Häufige Fragen

Jemand findet einen Fehler in einem abgeschlossenen Monat. Was nun? Ein Admin beantragt das Wiederöffnen mit Begründung, eine zweite Person gibt es frei, der Eintrag wird korrigiert und der Monat wieder abgeschlossen. Alles steht im Audit-Log.

Ändert der Abschluss das Zeitkonto? Nein. Der Saldo bleibt, wie er ist; der Abschluss verhindert nur Änderungen an den Einträgen und Buchungen des Monats.

Kann ich mehrere Monate auf einmal abschließen? Jeder Monat wird für sich abgeschlossen. Mit dem automatischen Abschluss erledigt Klokk das jeden Monat.